尽管最近的头条新闻辩论的 好处 或开放式办公室的缺点，协同工作场所的设计，设有开放式的布局，最少没有单独的办公空间，并且，在某些情况下，未分配的座位，将继续成为设计的首选未来，并进行一些明智的调整。
称之为“开放式计划2.0”。
一波新的办公设计浪潮正在涌现，它更适合于个人的工作风格和协作需求。这种转变是在开放式热潮的最初推后开始的，该热潮迅速卷入，拉开办公室和较大的工作站，并在其位置放下座椅。
未来的开放计划现在已经超越了个人的足迹，可以确保各个工作区域与周围的空间和整体环境无缝结合，从而营造出一种真正的社区和文化氛围，其中包含了不同类型的工作风格。在世代相传之间-为办公室的外观和风格带来了新的偏好-技术的进步-使人们可以在任何地方进行字面上的工作-公司面临前所未有的挑战，要创造一个吸引员工，培育社区意识，支持协作。
因此，共同工作空间， 灵活的咖啡厅和私人电话亭已成为平衡开放式环境并确保员工有地方可以从事任何典型一天所需要的各种工作的关键要素，从安静的专注时间到集体集思广益。
考虑到最初向开放办公室的推迟，毫不奇怪的是，公司对迁移到开放环境的决定会感到担忧。我们的工作场所设计团队采用了几种策略来帮助公司进入开放式2.0世界，并确保员工不仅对变化感到兴奋，而且还拥有主人翁感和自豪感。
学习的重要性
在进行任何办公室设计更改之前，重要的是评估当前的工作条件，员工的工作场所实践以及需要改进的地方，以最好地为新空间的编程提供信息。
我们鼓励公司与员工共享使用前调查，以更好地了解需求，痛点和愿望清单项目。通过使用SurveyMonkey之类的在线调查工具，我们可以使用此调查来评估人们在当前空间中的感觉，因此我们可以确定人们感到不舒服或感觉会更好的区域。问题集中于个人空间和邻接，温度控制，光线水平，舒适度和办公空间中的生产力等元素。很多时候，我们大声而清晰地听到缺少会议室空间。这样的反馈有助于我们评估程序需求，并准备小组设计研讨会，作为其他计划工具。
此外，我们还会举办计划会议，与每个部门的负责人或每个部门的代表会面，以提取每个小组的更多定量需求，并帮助在设计中解决这些需求。随着公司在这一领域的不断发展，这也使我们能够在战略上将全体员工的反馈意见与每个小组的目标和愿景结合起来。
小组设计工作坊
一旦了解了最初的工作场所分析和高层战略，我们将主持设计研讨会，鼓励员工围绕新空间塑造愿景。我们专注于文化和社区，个人空间，会议空间以及他们认为可以支持其工作效率的其他程序需求等领域。
小组设计研讨会是设计过程中的重要一步，因为它可以使员工的真实面目得到充分体现，这些人都以不同的方式与办公空间互动，以更好地告知在职调查的反馈并进一步定义领导目标。
例如，与位于波士顿的非营利组织医疗保健改善研究所(IHI)合作时，该团队与医疗保健专业人员合作，领导团队非常重视协作过程，以确保我们正在设计满足每个人的需求。结果，IHI确定了不同部门的员工(约占员工的10%)参与其中，其中很少有高层领导。这种分组是成功的，因为它使我们能够在个人层面上理解各种观点，工作风格和部门需求。
如何选择理想的设计工作室小组?我们建议不要仅由执行委员会来做出这些决定，而应鼓励不同部门，级别和年龄的员工。尤其是当我们看到年轻一代逐渐成为领导职位时，重要的是要让那些将要担任新职位(并随着办公室设计一起成长)的人在典型的10年租期内任职。参与者的数量也很重要-太多的参与者难以确保所有人都能听到，而参与者数量不足则无法提供各种反馈。
个性化
尽管我们希望整个办公环境具有凝聚力，但不同部门仍有机会将设计注入个性化元素。通过一个领导委员会，每个部门的代表参与其中，我们主持设计会议，在会议上逐步进行从前期图像到示意图设计到3D渲染的设计演变。这也是部门可以根据其独特需求或喜好定义家具配置，并根据所选包装选择某些饰面和件的时候。
在我们为一所顶尖大学的波士顿办公室设计期间，非常有影响力的一个方面是与一位家具设计师的早期合作，后者能够展示实时3D模型，部门代表可以应用特定的饰面，选择家具并浏览模型。通过为员工提供对空间的早期预览和早期的主人翁意识，围绕新空间产生了很多兴奋。而且，通过提供一种关于他们自己的个人空间将如何融合的感觉，也消除了未知因素以及随之而来的对变化的恐惧。他们感觉到即将到来的变革是不可或缺的一部分。
IHI在员工敬业度方面采取了另一种方法，即在员工搬迁前进行一次全体员工寻宝活动，使员工可以预览新办公室，对新空间感到更舒适并了解新社区。从马萨诸塞州剑桥市的哈佛广场搬到波士顿后，IHI领导人希望确保团队在通勤和周围地区时保持舒适。通过将人们带到附近地区，并使他们对新的空间感到兴奋，搬家当天的舒适度和渴望度更高。
后入住
员工入职后，我们将在入职后6到12个月内共享全体员工的工作后调查，使用与工作前调查类似的问题来创建基准数据，并确定员工对新空间的感觉与在哪里他们以前。我们已经确定了这个里程碑，是人们适应空间的适当时间，并能够阐明仍然无法解决的问题，或者可以解决的问题。
在大学里，员工进驻后成立了一个文化委员会，以继续围绕办公设计进行对话。该小组每月讨论一次部门如何适应，空间如何工作，哪些空间得到了充分利用以及哪些空间没有得到利用。通过例行会议和开放式的沟通设置，员工可以多住一点，解决任何早期挑战，并确定最初发现的问题可能随着时间的推移而解决。
这些反馈以及入住后的调查将使我们确定是否有进一步的措施可以帮助改善空间并缓解新环境带来的压力。
通过协作的集成设计过程和多样化的员工参与，公司(和设计师)可以确保向开放计划2.0的转变支持领导目标并满足大多数员工的需求。
